Newsletter für Vereine: Wenn die WhatsApp-Gruppe nicht mehr reicht

Freitag, 18 Uhr. Die Halle ist belegt, das Training fällt aus. Du schreibst es in die Gruppe. Am Samstag stehen trotzdem drei Kinder mit ihren Eltern vor der Tür. Niemand hat es verschwiegen. Die Nachricht ist nur zwischen einer Terminfrage, zwei Daumen und einem Sticker nach unten gerutscht.

An dieser Stelle merken die meisten Vereine, dass die Gruppe nicht für alles taugt. Ein Newsletter löst das mit wenig Aufwand. Dieser Beitrag erklärt, wofür er im Verein gut ist, was rechtlich gilt, wie der erste aussieht und wie er den nächsten Vorstandswechsel übersteht.

Wo die WhatsApp-Gruppe nicht mehr reicht

Für den schnellen Austausch ist die Gruppe gut. Sobald etwas jeden erreichen muss, arbeitet sie gegen dich.

• Wichtiges rutscht weg. Nach ein paar Stunden liegt die Absage unter Fotos und Rückfragen.
• Nicht jeder ist drin. Ältere Mitglieder, Fördernde, manche Eltern und der eine Trainer haben kein WhatsApp. Eine E-Mail-Adresse haben fast alle.
• Viele haben die Gruppe stumm. Wer abends 47 ungelesene Nachrichten sieht, liest die Absage zu spät.
• Nichts lässt sich wiederfinden. „Wann war die Versammlung?“ heißt hochscrollen.
• Alle Nummern liegen offen. In einem Verein mit Kindern und Jugendlichen ist das ein größeres Thema, als es im Alltag wirkt.

Was der Newsletter anders macht

Die Nachricht schwimmt nicht mehr im Strom mit. Sie liegt einzeln bei jedem im Postfach, auch bei denen ohne Gruppe. Sie bleibt Wochen später auffindbar. Eine Einladung zur Mitgliederversammlung per Mail ist auch formal sauberer als ein Beitrag im Chat. Und du siehst, wann sie rausging und wer sie geöffnet hat.

In der Gruppe rutscht die Absage nach unten. Im Newsletter liegt sie bei allen im Postfach.

Was rechtlich für Vereine gilt

Hier herrscht viel Unsicherheit, dabei sind es drei Fälle. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.

• Vereinsnachrichten an Mitglieder. Trainingszeiten, Einladungen, Beschlüsse, Beiträge. Das gehört zur Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine eigene Einwilligung braucht ihr nicht. Ein Abmeldelink gehört trotzdem in jede Mail.
• Werbung, auch für gute Zwecke. Das Angebot des Sponsors, der Shop des Ausrüsters, der Aufruf eines anderen Vereins. Das ist Werbung nach § 7 UWG und braucht eine Einwilligung. Am einfachsten trennt ihr beides: ein Newsletter fürs Vereinsleben, ein zweiter fürs Werbliche, in den man sich eigens einträgt.
• Eltern, Fördernde, Interessierte. Wer kein Mitglied ist, meldet sich über ein Formular an und bestätigt per Klick. Diese Bestätigung (Double-Opt-in) ist euer Nachweis, falls sich jemand beschwert.

Dazu kommt, was für jeden gilt: Impressum in der Mail, Datenschutzhinweis am Formular, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Die DSGVO-Checkliste geht das in zehn Punkten durch.

Die Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail

Bei der Einladung wird ein Fehler teuer, weil Beschlüsse einer falsch einberufenen Versammlung anfechtbar sind. Drei Dinge prüft ihr vorher.

1. Die Form. Steht in der Satzung „schriftlich“, lassen viele Gerichte eine E-Mail gelten. Sicher ist es, wenn die Satzung die Textform oder die E-Mail nennt. Ein Satz reicht: „Die Einladung erfolgt in Textform, auch per E-Mail an die zuletzt mitgeteilte Adresse.“
2. Die Frist. Sie steht in der Satzung, oft zwei bis vier Wochen, und läuft ab Zugang, nicht ab Versand. Rechnet zwei Tage Puffer ein.
3. Der Inhalt. Tagesordnung, Ort, Zeit, bei Satzungsänderungen der Wortlaut. Seit 2023 erlaubt § 32 BGB auch virtuelle und hybride Versammlungen, wenn die Satzung das vorsieht.

Der Newsletter hilft beim Nachweis. Ihr seht, wann die Einladung an welche Adressen ging. Wer keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, bekommt sie weiter per Post.

Wie der erste Newsletter aussieht

Kurz. Ein Vereins-Newsletter ist keine Zeitschrift, sondern eine Nachricht mit drei bis fünf Punkten, die man in einer Minute liest.

1. Das Wichtigste zuerst. Termin, Ausfall oder Aufruf in der ersten Zeile.
2. Drei Meldungen, je zwei Sätze. Was, wann, wer meldet sich bei wem.
3. Die Termine der nächsten vier Wochen als Liste. Das ist der Teil, den Mitglieder später wieder suchen.
4. Eine Bitte. Helfer, Kuchen, Fahrdienst. Nur eine pro Mail, sonst meldet sich niemand.

Der Betreff sagt, was drinsteht, und das Wichtige steht vorn. „Training Do. fällt aus, Sommerfest: Helfer gesucht“ reicht. Mehr dazu im Beitrag zu Betreffzeilen.

Ein Rhythmus, der durchhält

Der häufigste Fehler ist nicht zu wenig, sondern ein Plan, den niemand durchhält. Was funktioniert: einmal im Monat der Newsletter mit Terminen und Meldungen, immer am selben Tag. Dazwischen die kurze Sondermail, wenn etwas ausfällt oder dringend ist. Einmal im Jahr die Einladung zur Versammlung, getrennt vom Newsletter, damit die Frist nachweisbar ist.

Wenn der Vorstand wechselt

Das größte stille Risiko im Ehrenamt: Wer „das mit den Mails“ macht, hört auf und nimmt alles mit. Bei einer WhatsApp-Gruppe hängt die Verwaltung an einem privaten Handy. Beim Newsletter liegen Adressen und Versand im Konto des Vereins. Drei Regeln dafür:

• Das Konto läuft auf eine Vereinsadresse, etwa vorstand@ oder info@, nicht auf eine private.
• Das Passwort liegt dort, wo der Vorstand es findet, nicht nur im Kopf einer Person. Ab dem Pro-Tarif haben bis zu drei Personen einen eigenen Zugang.
• Beim Wechsel wird das Passwort neu gesetzt und die alte Person entfernt. Die Liste bleibt.

Geschrieben, auch wenn niemand Zeit hat

„Dafür hat bei uns keiner Zeit“ ist der häufigste Einwand, und er ist berechtigt, solange ein Newsletter Textarbeit und Layout bedeutet. Mit Smart Mail schreibt ihr einen Satz, etwa „Sommerfest am 12. Juli, wir suchen Helfer und Kuchen“. Daraus wird ein fertiger Entwurf mit Betreff und passendem Ton. Ihr lest ihn, ändert, was nicht passt, und schickt ihn ab.

Was es kostet

Für die meisten Vereine nichts. bemailed ist bis 250 Adressen und 1.000 Mails im Monat dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Ablauf. Mitglieder, Eltern und Fördernde zusammen bleiben bei vielen Vereinen darunter. Darüber kostet es 19 Euro im Monat im Jahres-Abo, bis 2.000 Adressen. In jedem Tarif liegt der Auftragsverarbeitungsvertrag im Konto, die Server stehen in Frankfurt. Die Tarife stehen auf der Preisseite, wofür Vereine bemailed nutzen, auf der Seite bemailed für Vereine.

So fangt ihr an

1. Konto auf eine Vereinsadresse anlegen.
2. Mitglieder als Liste hochladen. Ihr bestätigt dabei, dass ihr die Adressen als Verein nutzen dürft. bemailed schickt beim Hochladen keine Mail.
3. Für Eltern und Fördernde die Anmeldeseite teilen. Sie bestätigen per Klick.
4. Das erste Thema eintippen, den Entwurf lesen, abschicken.

Beim nächsten Trainingsausfall schreibst du nicht mehr in die Gruppe und hoffst. Du schickst eine Mail, und sie kommt an. Bei allen.